Savoir vivre w rozmowach telefonicznych

Pani Matylda wraca z pracy do domu autobusem. W tym czasie dzwoni do niej przyjaciółka, by porozmawiać na temat ich przyszłego spotkania. Czy odebranie telefonu i prowadzenie prywatnej rozmowy w towarzystwie współpasażerów jest dobrym pomysłem?

Zasady grzecznościowe dotyczące rozmów telefonicznych ułatwiają zarówno życie prywatne, jak i zawodowe. Kiedy się nimi kierujemy, jesteśmy postrzegani jako osoby dobrze wychowane i na pewno nikt nie zastanawia się nad odebraniem telefonu, gdy widzi nasz numer na wyświetlaczu. Jedną z podstawowych reguł telefonicznego savoir vivre jest przedstawianie się. To konieczne, jeśli kontaktujemy się z kimś w sprawie służbowej. Nasze pełne imię i nazwisko wypowiadamy wyraźnie, aby rozmówca dobrze nas zrozumiał. Możemy również podać nazwę firmy. Nie ma w tym nic niestosownego, jeśli zapytamy, czy dodzwoniliśmy się do właściwej osoby. Powinniśmy przedstawiać się także na gruncie prywatnym – wtedy, gdy nie jesteśmy pewni, czy dana osoba ma zapisany nasz numer. Rozmowy służbowe powinny charakteryzować się zwięzłością. Najlepiej ograniczać wszelkie dygresje i skupić się na konkretach. Przed wykonaniem telefonu zawsze możemy wypisać na kartce najważniejsze punkty, które chcemy poruszyć w rozmowie, co pozwoli nam na trzymanie się tematu. Osoba kulturalna szanuje czas swojego rozmówcy.

Kiedy można zadzwonić?

Bardzo ważne jest, by telefonować o odpowiedniej porze. W sprawach zawodowych możemy kontaktować się w godzinach od 9 do 19. Wyjątek stanowi sytuacja, w której mamy pewność, że możemy zadzwonić poza godzinami pracy. Natomiast do rodziny i znajomych nie wypada telefonować po 22.

Będę dzwonić, aż się dodzwonię…

Co robić, jeśli ktoś nie odbiera? Przyjęło się, że dzwoniąc, czekamy maksymalnie do sześciu sygnałów i rozłączamy się. Jeżeli sprawa jest naprawdę ważna, możemy nagrać się na pocztę głosową lub wysłać wiadomość sms. Nie wypada dzwonić do kogoś kilka razy pod rząd. Widocznie osoba ta jest w tej chwili zajęta i oddzwoni do nas, kiedy tylko będzie mogła. A czy wypada prowadzić rozmowę w trybie głośnomówiącym? Tak, ale tylko wtedy, gdy poinformujemy o tym naszego rozmówcę. Jest to szczególnie ważne, kiedy obok nas znajdują się inne osoby. Problem pojawia się także w sytuacji, gdy połącznie zostanie zerwane. Często zdarza się tak, że obie strony próbują jak najszybciej do siebie oddzwonić i w rezultacie nie mogą się połączyć. Aby tego uniknąć, należy trzymać się zasady, że dzwoni zawsze ta osoba, która poprzednio zainicjowała połączenie.

Autobus to nie budka telefoniczna

Zapewne niejeden z nas był świadkiem czyjejś rozmowy telefonicznej w środkach komunikacji miejskiej, dzięki której mógł poznać wiele szczegółów z życia tej osoby. Reguła jest jedna – kiedy podróżujemy pociągiem, autobusem czy tramwajem, nie rozmawiamy przez telefon. Nikt nie musi wiedzieć, co dziś mamy na obiad lub w jakim przetargu ma zamiar startować firma, w której pracujemy. Jedyne, co mogła zrobić pani Matylda w sytuacji opisanej na początku tekstu, to odebranie telefonu i powiadomienie przyjaciółki, że oddzwoni, kiedy wysiądzie z autobusu. Również w trakcie wspólnego posiłku przy stole nie należy korzystać z telefonu. Jeżeli jednak musimy odebrać, powinniśmy przeprosić współbiesiadników i odejść na bok, by móc swobodnie porozmawiać. Jeśli chodzi o wyciszanie lub wyłączanie telefonu, to jest to konieczne, kiedy znajdujemy się w muzeum, teatrze, kościele i innych tego typu miejscach. Lepiej nie zostawiać włączonych wibracji, gdyż mogą być one tak samo albo nawet bardziej irytujące niż dźwięk dzwonka. Kolejna z reguł mówi o tym, że rozmowę kończy ta osoba, która zatelefonowała. Dlatego nie powinniśmy sugerować zakończenia połączenia, zanim nie zrobi tego ten, kto do nas dzwoni.

Monika Tomczak